Ingezonden: 'Dongense servicebedrijven plannen slimmer: de klant boekt zelf, de monteur rijdt minder'

Ingezonden Wie in Dongen een installatiebedrijf of hoveniersbedrijf runt, herkent het vast. De agenda vullen kost soms meer tijd dan het werk zelf. Een online planningssysteem neemt dat geregel uit handen. De klant kiest zelf een moment op een boekingspagina, maar ziet alleen tijden die echt passen in het rooster en op de route van de monteur. Dat scheelt belminuten overdag en administratie in de avonduren.

Een afspraak maken lijkt simpel, maar in de praktijk gaat er veel heen en weer. De klant belt terwijl je op een dak of in een tuin staat. Je belt terug en krijgt de voicemail. Daarna volgen nog een paar appjes over welke dinsdag het dan wordt.

Al die losse momenten tikken aan. Veel ondernemers werken de planning daarom 's avonds bij, als de werkdag er eigenlijk al op zit. En een klant die dagen op een reactie wacht, belt soms intussen een ander bedrijf. Dan ben je de klus kwijt zonder dat je er iets aan kon doen.

De oplossing is dat klanten zelf een tijd kiezen, zonder dat jij daarbij hoeft te zitten. Een gewone boekingstool heeft daarbij een nadeel. Die laat doorgaans elk vrij moment in de agenda zien. Dan boekt iemand uit 's Gravenmoer om tien uur, terwijl je om negen uur in Rijen staat en om elf uur in Oosterhout moet zijn. Op papier was dat moment vrij, in de praktijk rijd je je dag aan flarden.

Een systeem als Schedulinq pakt dat anders aan. Het controleert eerst of een tijdstip geografisch past bij de andere afspraken van die dag. Alleen de momenten die logisch in de route vallen, krijgt de klant te zien. Het werkt naast je bestaande agenda, zoals die van Google of Microsoft, en vervangt dus niets van wat je al gebruikt.

Voor bedrijven uit deze regio is die routecontrole geen detail. Klussen liggen verspreid over Dongen, maar net zo goed in 's Gravenmoer of Klein-Dongen-Vaart. Vaak komt daar nog een rit naar Oosterhout of Tilburg bij. Wie afspraken op volgorde van binnenkomst inplant, rijdt al snel twee keer per dag hetzelfde stuk.

Een planning die rekening houdt met de route betekent minder kilometers voor hetzelfde werk. Die gewonnen tijd kun je besteden aan een extra klus, of je bent gewoon eerder thuis. De lagere brandstofkosten krijg je er als bijvangst bij.

Nog een klassieke tijdvreter is de klant die de afspraak vergeet. Voor niets naar een adres rijden kost je al snel een dagdeel. Een automatische bevestiging bij het boeken en een herinnering vlak voor de afspraak verkleinen de kans op zo'n vergeten afspraak flink. Jij hoeft daar niets voor te doen. Het systeem verstuurt die berichten zelf. Dat werkt twee kanten op. De klant weet wanneer je komt en jij staat niet voor een dichte deur.

Zo'n systeem is niet alleen iets voor grote buitendiensten met een eigen planner. Juist de zzp-monteur of het kleine onderhoudsbedrijf wint er veel mee, omdat daar niemand anders is die het plannen overneemt. Probeer nu zelf uit hoe zo'n boekingspagina werkt en leg de voorgestelde tijden naast je eigen agenda van komende week. Dan zie je meteen of de voorstellen kloppen met hoe jij zelf zou plannen, en hoeveel geregel je ermee uit handen geeft.