Mijmeringen: 'Post en archieven'
'Mijmeringen' is een wekelijkse column van Dongenaar Rinus Krijnen
Post en archieven
PostNL heeft het moeilijk. De brief en kaart is verdreven door E-mail en social media en bijna alle bedrijven gebruiken portalen of webshops op het internet om te communiceren met hun klanten. Je kon al dertig jaar geleden aan zien komen dat het huidige postsysteem onhoudbaar zou worden. Gevolg is dat de postzegels duurder worden en de bezorging onzekerder. De huidige postbode is een postbezorger geworden en doet het werk vaak als een slecht betaald bijbaantje. Bovendien tornt men aan de postwet waarbij PostNL niet altijd binnen een bepaalde tijd post moet bezorgen. Kortom de dienstverlening wordt duur en onbetrouwbaar.
Dat betekent dat nog veel meer bedrijven overstappen op digitale communicatie. Tot voor kort was er altijd een soort tweesporenbeleid waarbij de bedrijven ook de optie openhielden om ouderwets via brieven te communiceren, maar door de verhoging van de verzendkosten snijden de posterijen in hun eigen vingers en stoppen de bedrijven met het versturen van papier. Argumenten voor digitale communicatie zijn dat het duurzamer zou zijn omdat er minder materiaal in omloop komt en dat de informatie sneller en met interactieve opties kan worden aangeboden. Nadeel van digitale communicatie is dat digibeten niet geïnformeerd worden. En weliswaar verbruiken brieven en kaarten papier, maar digitale communicatie kost veel energie. De groep van digibeten wordt echter hoe langer hoe kleiner. Toch is zeker het abstracte digitaal communiceren niet voor iedereen weggelegd. Laaggeletterden, dementerenden, geesteszieken en ook nog veel oude mensen hebben vaak moeite met de digitale wereld.
Maar we zijn inmiddels in een fase terecht gekomen dat door de afname van het postvolume het oude systeem onhoudbaar wordt als er niet fors geld bij moet. En financieren zie ik onze overheid niet doen. En ook de bedrijven denken aan efficiëntie en zien alleen de voordelen van digitaal. Er zijn ook bedrijven die een soort hybride vorm hebben van communicatie. Het mooiste voorbeeld is de belastingdienst. Ondanks dat alles digitaal moet gaan via DigID of E-Herkenning gaat het toch mis als je de blauwe enveloppen niet ontvangt. Consequent is dit zeker niet.
Ik ga ervan uit dat binnen 25 jaar de oranje postbussen uit het straatbeeld zijn verdwenen, zoals ook de telefooncellen er niet meer zijn. Momenteel ben ik voor onze heemkundevereniging ansichtkaarten aan het scannen. Het gaat om een verzameling waarvan de oudste exemplaren al meer dan 125 jaar oud zijn, gefrankeerd met soms nog één guldencent. Vaak foto’s van een gebouw, gebeurtenis of plek in het dorp waardoor je een historische inkijk krijgt hoe het er ooit uitzag of hoe het eraan toeging. Fascinerend, maar ook erg nostalgisch, want nu worden er nog nauwelijks ansichtkaarten verstuurd en ook in veel mindere mate gepubliceerd.
Over 100 jaar zijn er bijna uitsluitend digitale archieven als je nog iets over onze huidige tijd wil vinden. En dan ook maar hopen dat er mensen, bedrijven, verenigingen of instellingen zijn die dit een beetje in beeld hebben gebracht en niet door een privacywetgeving als AVG zich gedwongen voelen om hun archieven periodiek volledig op te schonen. Digitale archieven zijn onzichtbaar zonder software en je struikelt er ook niet letterlijk over. Je moet dus weten dat er een archief is en dat de software nog werkt om het te bekijken. Om te waarborgen dat men later nog iets van onze huidige tijd kan vinden, zou je nu daar al rekening mee moeten houden. Archiefdozen zijn fysiek. Vaak kijkt men er nog in voordat men ze weggooit. Het is ook letterlijk werk om papieren archieven op te ruimen. Daar moet je tijd en capaciteit voor inplannen. Maar met twee drukken op een knop waarvan de laatste vraag van het systeem is ‘Weet u het zeker?’ kun je een gigantisch digitaal archief zomaar verwijderen.
Het besef wordt wel wat groter bij erfgoedinstellingen dat een digitaal archief broos is. Zonder zogenaamde ‘persistent identifiers’ kunnen linkjes naar bronnen worden gewijzigd, waardoor ze onvindbaar worden. Men is daar nu een inhaalslag aan het maken. Ik ben bang dat vooral bij bedrijven veel digitale informatie na een wettelijke bewaartermijn gewoon gewist wordt of ontoegankelijk wordt vanwege soft- en hardware-aanpassingen. Dus ondanks dat we nu meer gegevens en informatie verzamelen als ooit tevoren is het de vraag of we over een tijd nog een juist tijdsbeeld van onze huidige tijd kunnen oproepen. Het is allemaal zeer vluchtig. Archiveren kost geld en moeite en het brengt nu niets op. Het is dus een sluitpost waarop bezuinigd zal worden. Dat is jammer. Over 100 jaar zul je nergens meer een ansichtkaart vinden van nu met de tekst ‘groeten uit Dongen’ met de toenmalige Laurentiuskerk erop. Toch zonde.
