De gemeente Dongen gaat haar administratieve systeem vernieuwen. Hierdoor kunnen burgers en medewerkers eenvoudig melding doen van misstanden in de buitenruimte. Tegelijkertijd levert het systeem de buitendienst alle nodige informatie om de melding zo snel mogelijk op te kunnen volgen. Vuil op straat, een defecte lantaarnpaal, overlast van hondenpoep of een slecht wegdek leiden immers tot veel hinder.
Softwareontwikkelaar Op Orde kwam aan deze wensen tegemoet door een systeem te ontwikkelen dat al deze meldingen direct naar de juiste medewerkers of afdelingen uitzet, indien mogelijk automatisch. “De gemeente Dongen moet zich kunnen bezighouden met de taken die er écht toe doen, niet met eindeloze administratieve verplichtingen”, stelt Jeroen Lugte, oprichter van Op Orde. Daarnaast gaat de afdeling Veiligheid gebruikmaken van de toepassingen van Op Orde om overtredingen als fout parkeren vast te leggen en eventueel te bekeuren.
Uit handen nemen van de administratie
Het in Zuid-Holland gevestigde Op Orde levert administratieve systemen aan organisaties die zich meer willen richten op de kern van hun werkzaamheden. Wanneer het noodzakelijke, maar tijdrovende papierwerk ten koste gaat van de efficiëntie van een onderneming of gemeente, biedt Op Orde een uitweg. “Werkzaamheden op locatie worden goed, snel en volledig vastgelegd en ingestuurd naar de backoffice”, vermeldt de website. “Medewerkers op locatie zijn daardoor meer met hun werk bezig en niet met administratie.” Dit draagt niet alleen bij aan de inzichtelijkheid en veiligheid van het dataverkeer, maar ook aan een vermindering van de werkdruk.
Toegankelijkheid centraal
In Dongen behaalt Op Orde de grootste winst door de afhandeling van de klachten te versnellen en de kwaliteit van verslaglegging te verbeteren; de gehele afhandeling wordt vastgelegd. Op dit moment kan in Dongen al eenvoudig melding worden gedaan via de BuitenBeter-app of via de website. Of de melder nu persoonlijk aan de balie komt of van zich laat horen via de BuitenBeter-app, e-mail, online formulieren of telefoon, het systeem van Op Orde is op al deze varianten ingericht. “Investeringen die de gemeente Dongen al heeft gedaan, worden zo ten volle benut en burgers en medewerkers hoeven niet álweer aan nieuwe systemen te wennen”, legt Lugte uit.
Op Orde licht vervolgens het juiste team in om werk te maken van de melding. Welke afdeling of welke medewerkers het systeem activeert, hangt af van welke werkzaamheden moeten plaatsvinden. Team Beheer Groen krijgt dan bijvoorbeeld de taak om aan de slag te gaan met een verdord perkje. De teams zijn niet alleen op deze manier op het type werkzaamheden samengesteld, maar in een aantal gevallen ook op geografisch gebied. Er zijn namelijk teams met dezelfde werkzaamheden actief in verschillende delen van de gemeente Dongen.
De gemeente heeft daarnaast de mogelijkheid om ondertussen de melder op de hoogte te houden van wat er met zijn of haar melding gebeurt. Dit voorkomt misverstanden. Ook de collega’s op kantoor behouden voortdurend inzicht in de vordering van de werkzaamheden. Deze feedback op de activiteiten is volgens Lugte van groot belang. “Een duidelijke terugkoppeling richting burger en management leidt tot een verdere verbetering van de dienstverlening.”
BOA’s
Medewerkers van de afdeling Veiligheid gaan werken met de toepassingen van Op Orde. In de buitenruimte kunnen zij met een app snel en eenvoudig incidenten en overtredingen melden en verwerken. Zij hebben daarbij toegang tot alle benodigde informatie, maar Op Orde voorkomt dat zij te maken krijgen met een overvloed aan gegevens. In het nieuwe systeem kunnen de BOA’s voortaan ter plekke snel werk maken van tal van incidenten, van loslopende honden tot parkeren op een laad- en losplaats.
